什么是通話錄音軟件？
通話錄音軟件使企業(yè)、組織和個(gè)人用戶能夠主動(dòng)記錄和存儲(chǔ)其所有業(yè)務(wù) VoIP 電話呼叫。通話錄音工具為用戶提供了記錄和存儲(chǔ)通話的能力以及更高級的功能。它使用戶能夠從他們的通話中獲得更多見解，將其用于培訓(xùn)，并遵守任何行業(yè)或法律法規(guī)。
記錄團(tuán)隊(duì)、部門、協(xié)作者、座席、客戶之間的通話和互動(dòng)可為您的組織提供強(qiáng)大的洞察力。您將獲得一條全新的途徑來改善和優(yōu)化交互和協(xié)作。記錄的通話為歷史參考以及要分析的新數(shù)據(jù)提供了試金石。
特別是在聯(lián)絡(luò)中心，通話錄音解決方案是必不可少的。它使座席能夠返回到以前的培訓(xùn)、幫助或澄清呼叫。許多統(tǒng)一通信、聯(lián)絡(luò)中心和呼叫中心軟件將包括通話錄音作為一項(xiàng)功能。
對于需要完全控制其記錄的呼叫、存儲(chǔ)等的組織，也存在單獨(dú)的通話錄音軟件。
通話錄音軟件如何工作？
呼叫錄音使組織或個(gè)人用戶能夠記錄、存儲(chǔ)、管理、組織和分析其所有電話呼叫。這是在不需要復(fù)雜或完整的商業(yè)VoIP解決方案的情況下完成的。獨(dú)立的通話錄音工具可輕松與組織的現(xiàn)有基礎(chǔ)架構(gòu)集成，從標(biāo)準(zhǔn)電話到高級托管 PBX 平臺。
根據(jù)組織選擇的解決方案或供應(yīng)商，呼叫錄音的幕后工作原理可能會(huì)有所不同。一些解決方案能夠在VoIP語音數(shù)據(jù)包通過網(wǎng)絡(luò)時(shí)對其進(jìn)行檢測。然后復(fù)制或記錄這些數(shù)據(jù)包，從而創(chuàng)建會(huì)話的備份。
其他解決方案為組織提供專用的記錄編號。當(dāng)該號碼被調(diào)用時(shí)，將與您企業(yè)的電話系統(tǒng)建立連接。
歸根結(jié)底，通話錄音是VoIP通話的中間人。該軟件位于呼叫者及其網(wǎng)絡(luò)之間，可在不中斷對話的情況下捕獲語音信息。
通話錄音軟件的主要優(yōu)勢
呼叫錄音使組織能夠創(chuàng)建以前的電話對話、協(xié)作會(huì)議和客戶交互的存檔。以前記錄的呼叫的現(xiàn)有日志使組織能夠回顧正在做的事情以及如何改進(jìn)。這些信息可以更好地優(yōu)化流程和通信實(shí)踐。
確保法規(guī)遵從性
通話錄音使決策者能夠及時(shí)返回并分析對話，以確保參與者不違反任何規(guī)定。例如，通過電話處理信用卡付款的企業(yè)必須確保遵守全行業(yè)的法規(guī)。
通話錄音提供培訓(xùn)示例，并允許改進(jìn)流程，以防止將來發(fā)現(xiàn)任何問題。
培訓(xùn)和質(zhì)量保證
與法規(guī)遵從性類似，通話錄音使用戶和決策者能夠回顧過去的對話。通過聆聽這些對話，用戶能夠識別通話中的任何潛在質(zhì)量問題。
經(jīng)理還可以舉例說明如何更好地進(jìn)行記錄的積極互動(dòng)。
增強(qiáng)產(chǎn)品或服務(wù)
組織可以回顧錄音，以更好地了解他們提供的服務(wù)或產(chǎn)品的任何問題或投訴。例如，分析技術(shù)支持電話將使組織能夠識別常見的錯(cuò)誤或問題。有了這些信息，他們就可以開始解決適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案。
捕獲遺漏的細(xì)節(jié)和信息
用戶可以簡單地參考他們以前的通話錄音或其他人的通話記錄。有了錄音通話的存檔，您將再也不必錯(cuò)過重要日期。
通話錄音允許用戶捕獲他們第一次可能錯(cuò)過或應(yīng)該在交互過程中記下的信息或詳細(xì)信息。
解決潛在爭議
爭議是任何形式的合作的必然方面。有時(shí)，雙方對共同的互動(dòng)有不同的記憶。通話錄音軟件可確保您將來始終可以備份該對話以供參考。
澄清任何爭議或防止它們發(fā)生的能力是該工具的寶貴結(jié)果。
名科PBX的主要特點(diǎn)
用于錄制特定呼叫或自動(dòng)記錄與工作區(qū)中特定電話號碼關(guān)聯(lián)的所有呼叫的選項(xiàng)
自動(dòng)轉(zhuǎn)錄呼叫的選項(xiàng)
免費(fèi)撥打電話和發(fā)短信給任何人
每個(gè)商家號碼的自定義來電顯示、語音郵件和自動(dòng)助理
共享號碼、備注和對話歷史記錄
語音郵件轉(zhuǎn)錄
點(diǎn)播錄制
用戶可以選擇何時(shí)開始或停止電話錄音。這最適合組織內(nèi)部協(xié)作。聯(lián)絡(luò)中心內(nèi)更高級的座席可以自行決定進(jìn)行記錄。
實(shí)時(shí)監(jiān)控
實(shí)時(shí)監(jiān)控對于聯(lián)絡(luò)中心特別有用。它使經(jīng)理或管理員能夠在電話呼叫發(fā)生時(shí)實(shí)時(shí)收聽電話呼叫。
這樣可以實(shí)現(xiàn)更高水平的協(xié)作和質(zhì)量保證，主動(dòng)優(yōu)化交互。
通話錄音規(guī)則
某些用戶可能不需要自行決定關(guān)閉錄制。相反，組織可以設(shè)置規(guī)則或準(zhǔn)則，規(guī)定何時(shí)自動(dòng)啟動(dòng)錄制。
語音分析
通過語音分析，通話錄音軟件可以幫助更深入地了解對話。某些解決方案可以利用語音分析來提供每個(gè)呼叫的語音轉(zhuǎn)文本聽錄。這使得整個(gè)組織在通話結(jié)束后共享通話變得更加容易。
呼叫評估
借助語音分析和更高級的分析功能，通話錄音還可以幫助評估通話結(jié)果。這些解決方案分析對話、情緒、語氣，為每個(gè)呼叫提供分?jǐn)?shù)。
通話錄音軟件如何幫助小型企業(yè)和初創(chuàng)公司
通話錄音軟件可以為您提供超越跟蹤客戶對話和保持井井有條的好處。以下是通話錄音軟件可以幫助您的團(tuán)隊(duì)的其他一些方式：
實(shí)現(xiàn)法律合規(guī)性：記錄電話交談可幫助小型企業(yè)遵守特定行業(yè)或地區(qū)的法律要求。此外，如果出現(xiàn)任何爭議，您將清楚地記錄所說的內(nèi)容，您可以隨時(shí)參考。
促進(jìn)銷售、客戶服務(wù)和內(nèi)部培訓(xùn)：無論您是培訓(xùn)新的銷售代表還是指導(dǎo)客戶服務(wù)代理，通話錄音軟件都可以幫助您查看通話以確定需要改進(jìn)的領(lǐng)域，并提供持續(xù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。
提高銷售業(yè)績：想要提高您的銷售數(shù)字嗎？通過分析記錄的銷售電話，您可以確定哪些有效，哪些無效，并做出相應(yīng)調(diào)整。
提供有價(jià)值的見解：通話錄音軟件可讓您一窺客戶的偏好、需求和行為。然后，您可以使用這些金塊來提高業(yè)務(wù)運(yùn)營效率并提高客戶滿意度。
為員工和客戶創(chuàng)造無縫體驗(yàn)：通話錄音（尤其是來自商務(wù)電話系統(tǒng)的通話錄音）使您的團(tuán)隊(duì)更容易獲得背景信息并跟進(jìn)特定聯(lián)系人。通話記錄、文本和語音消息都在一個(gè)線程中，名科PBX為您提供了一個(gè)簡單的客戶跟進(jìn)系統(tǒng)。
對于任何希望在當(dāng)今競爭激烈的市場中取得成功的小型企業(yè)來說，通話錄音都是必須的。如果您堅(jiān)持預(yù)算緊張，您可以通過將不同的通信工具整合到一個(gè)平臺中來節(jié)省成本。
在具有通話錄音功能的商務(wù)電話系統(tǒng)中要尋找的4個(gè)功能
作為小企業(yè)主或經(jīng)理，您知道優(yōu)質(zhì)的客戶服務(wù)和銷售業(yè)績可以成就或破壞您的公司。也就是說，回過頭來分析客戶與團(tuán)隊(duì)互動(dòng)的能力可以讓您不斷改善客戶體驗(yàn)，并繼續(xù)滿足許多客戶日益增長的期望。您不僅可以逐字逐句地聽到對話，還可以記下語氣、停頓和單詞選擇，讓您深入了解客戶的想法和行為。
但并非所有通話錄音系統(tǒng)都是平等的。為了幫助您為您的業(yè)務(wù)選擇合適的系統(tǒng)，請考慮優(yōu)先考慮以下四個(gè)功能：
不同的通話錄音選項(xiàng)和內(nèi)置存儲(chǔ)：您可以自動(dòng)或手動(dòng)記錄通話并安全地存儲(chǔ)它們，這樣您就不必?fù)?dān)心在其他地方支付存儲(chǔ)費(fèi)用嗎？
集成：它是否與其他業(yè)務(wù)工具和應(yīng)用程序（如客戶關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)）集成，為您的團(tuán)隊(duì)提供單一事實(shí)來源？
定制：是否有自定義選項(xiàng)（如聯(lián)系人的自定義字段和標(biāo)簽）來幫助滿足企業(yè)的獨(dú)特需求？
易用性：它是否易于安裝、設(shè)置和使用？用戶界面是否直觀，是否有有用的客戶支持資源？
借助這些功能，您可以改善客戶服務(wù)、合規(guī)性和銷售業(yè)績。
如何為您的團(tuán)隊(duì)選擇合適的通話錄音解決方案
您可能有親戚或朋友向您推薦了一些不符合您需求的東西。對于您最終使用的任何工具，您可能還有更細(xì)致入微的標(biāo)準(zhǔn)。
例如，假設(shè)您的企業(yè)在受到嚴(yán)格監(jiān)管的行業(yè)（如金融或醫(yī)療保健）中運(yùn)營。在這種情況下，法律可能要求通話錄音。但是，您還需要找到符合行業(yè)法規(guī)的通話錄音軟件。
另一方面，如果您經(jīng)營一家房地產(chǎn)代理公司，通話錄音可以幫助任何事情，從分析銷售線索到協(xié)助代理商在跟進(jìn)客戶時(shí)提供更個(gè)性化的接觸點(diǎn)。
一旦您對所需的解決方案有了明確的標(biāo)準(zhǔn)，以下是縮小到適合您業(yè)務(wù)的系統(tǒng)的方法：
使用本指南作為您的候選名單：首先研究此列表中的提供商。通過查看提供符合您業(yè)務(wù)需求的所需功能的提供商來個(gè)性化您的列表，例如可自定義的錄制設(shè)置、無限存儲(chǔ)或與您當(dāng)前的CRM系統(tǒng)集成。
瀏覽提供商的網(wǎng)站并考慮設(shè)備要求：訪問每個(gè)提供商的網(wǎng)站并查看其系統(tǒng)要求。然后，決定是否需要設(shè)備（如新手機(jī)或麥克風(fēng)）來充分利用系統(tǒng)。
查看客戶評論：查找使用過您正在考慮的系統(tǒng)的客戶的評論。注意他們提到的優(yōu)缺點(diǎn)，并注意與您的業(yè)務(wù)需求相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。
考慮定價(jià)和合同條款：查看候選名單上每個(gè)系統(tǒng)的定價(jià)、合同條款和額外費(fèi)用。
評估客戶支持：了解每個(gè)系統(tǒng)在閱讀評論和推薦時(shí)如何為客戶提供支持。它是否通過在線聊天、電話支持或電子郵件支持提供支持？
測試系統(tǒng)：在做出最終決定之前，請自行測試系統(tǒng)。許多提供商提供演示或免費(fèi)試用，這可以幫助您確定系統(tǒng)是否用戶友好并滿足您的業(yè)務(wù)需求。
選擇滿足您業(yè)務(wù)需求的通話錄音軟件后，您可以了解如何以合乎道德和負(fù)責(zé)任的方式記錄通話。繼續(xù)閱讀以了解有關(guān)通話錄音的法律注意事項(xiàng)的更多信息。
使用通話錄音軟件時(shí)如何遵守法律
在選擇通話錄音軟件時(shí)，小型企業(yè)應(yīng)考慮其所在地區(qū)的法律要求以及該軟件是否提供必要的工具來保持合規(guī)。通過了解法規(guī)，您可以避免法律處罰并保護(hù)您企業(yè)的聲譽(yù)。
如果您有任何法律問題，咨詢律師總是一個(gè)好主意。此外，無論其所在地區(qū)的法律要求如何，企業(yè)都應(yīng)始終請求記錄商務(wù)電話的許可。這只是禮貌的做法。通過了解有關(guān)通話錄音的法律要求并確保您的團(tuán)隊(duì)在獲得適當(dāng)同意的情況下記錄所有通話來保護(hù)您的業(yè)務(wù)。
使用名科PBX將通信和通話記錄保存在一個(gè)地方
