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什么是呼叫隊列？ 您可能已經(jīng)收集到，呼叫隊列是呼叫電話系統(tǒng)中的一個功能，用于匯集入站呼叫。當您打電話給一家公司時，通常是與客戶服務代表交談，并自動排隊，等待與可以處理您的請求的人交談。

與語音郵件系統(tǒng)不同，通常有一系列自動IVR（交互式語音應答）問題，您必須大聲回答或通過輸入不同的數(shù)字來回答。然后對您的請求進行分類，然后，希望您不只是被重定向到他們的網(wǎng)站（這不是最糟糕的嗎？IVR或自動助理現(xiàn)在是大多數(shù)自動電話系統(tǒng)的相當標準的一部分。
呼叫隊列系統(tǒng)中的常見步驟   呼叫隊列通常遵循一些基本步驟。首先是自動問候語，然后傳入呼叫分布在不同的座席上，有時入站呼叫會根據(jù)呼叫的性質和原因路由到特定的座席。

自動問候語 你好，感謝您致電我們的客戶支持團隊。目前，我們正經(jīng)歷著前所未有的高通話量，因此我們已將您的電話排在隊列中。你目前的排名是17393，預計等待時間是一光年，23個俯臥撐，你的電話對我們來說非常重要，我們的下一個電話客服座席會盡快聯(lián)系你——在他們出生后的某個時候。”
呼叫分配 然后，一旦電話客服座席確實可用（假設您沒有掛斷/仍在活人的土地上），您的呼叫將分配給該可用電話客服座席。所有其他來電者都在為同一個心愛的人哼唱，但到現(xiàn)在為止，地獄般的邦妮泰勒曲調也會在可用時分發(fā)給各種座席。
呼叫路由 呼叫路由是將呼叫轉移到相應座席的過程，而不僅僅是下一個可用的座席。因此，您不會被定向到僅對公司和/或產品有一般知識的人，而是被定向到具有相關知識和信息的人，他們可以最有效地幫助您。
呼叫隊列關鍵優(yōu)勢 因此，正如您可能猜到的那樣，呼叫隊列的發(fā)明并不是為了向所有年齡段的人介紹經(jīng)典搖滾歌曲，也不是為了讓任何人跳過無休止的箍或質疑他們的理智。實際上，當我們聽到預先錄制的消息而不是實時的人類時，我們大多數(shù)人可能不會想到很多好處（并且需要很長時間才能意識到這一事實）。
公平地將呼叫分配給所有可用的座席 呼叫隊列的第一個好處是，座席可以公平地分配他們發(fā)送的工作。這確保了并不總是同一對人處理大部分工作。這對客戶是有益的，因為他們不會得到一個過度疲憊、破舊的座席在那天早上掙扎著打出第四十個電話的頭或尾。
對于想要避免在周一早上第一件事就是筋疲力盡的電話客服座席商來說，這顯然也是一個巨大的好處。那是周三下午的事情。
減少等待時間 雖然我們開玩笑說等待時間無限長，但呼叫隊列和隊列回撥系統(tǒng)實際上減少了客戶與座席交談所需的時間。這是因為這是一個比等待未定義時間更有效的系統(tǒng)，只是被發(fā)送到一系列無法處理您的查詢的電話客服座席周圍。通過呼叫隊列，呼叫轉移可以在規(guī)定的時間范圍內有效地定向到正確的人。
它通常也比在許多網(wǎng)站的常見問題解答頁面上搜索查詢答案更快。也許隨著搜索引擎的出現(xiàn)，我們剛剛習慣于快速回答我們的查詢，但這就是我們生活的世界！隨著數(shù)字革命的到來，客戶滿意度的標準得到了提高。
最大限度地減少呼叫放棄 你有沒有去過一家非常繁忙的餐廳，沒有桌子，服務員說，'好吧，如果你愿意，你可以在酒吧喝一杯，只要有桌子，我們就會打電話給你'？你環(huán)顧四周，你不知道其他人是否已經(jīng)訂購了，更不用說是否有人會很快離開。
所以你放棄了你的任務，去了另一家餐廳，但它也滿了。然而，這一次，女服務員告訴你，在接下來的15分鐘內應該有一張桌子，你應該繼續(xù)在酒吧點東西。您現(xiàn)在有一個時間框架。您知道您將在大約25分鐘內加載玉米片。
事實證明，人們喜歡知道他們必須等待多長時間。在卡斯特威的湯姆·漢克斯（TomHanks）如果確切地知道自己什么時候能回家，他可能會在那個島上感到更加平靜。因此，在呼叫隊列中，您會在線路中得到一個號碼，并大致告訴您需要等待多少時間才能與座席交談，與無限期保持通話相比，放棄的呼叫更少。
可能有一個電話客服座席就在拐角處，或者他們可能在幾個小時的路程之外。有了呼叫隊列，客戶不必賭博，放棄率就會下降。
提高座席工作效率
如果只發(fā)送與其技能相匹配的相關工作，

讓客戶保持電話聯(lián)系，直到有座席可用 正如我們之前提到的，知道你需要等待多長時間是等待的巨大動力。與其他通信模式相比，有條理且更易于處理的呼叫排隊系統(tǒng)將留住客戶。知道您被派往相關電話客服座席并且您實際上可以與某人交談也是保持在線狀態(tài)的巨大動力。
改善客戶服務 沒有什么比個人風格更好的了。與電話客服座席交談通常比僅與機器人交談或掃描網(wǎng)站的常見問題解答部分更有幫助。這個系統(tǒng)是高效和有效的，因為你在與任何人交談之前縮小你想談論的內容，并且你可以在最后與人實時交談。
呼叫隊列較長的常見原因 有時你打電話給一家公司，幾秒鐘之內，你就和一個電話客服座席在線，你只是輕而易舉地完成電話，收集你所有問題的答案，同時發(fā)送短信和煮你的早餐雞蛋同時。
在其他時候，即使您在工作時間開始時呼叫，呼叫隊列也異常長，并且這些系統(tǒng)的效率似乎有些不足，這不太理想。那么，這些不幸情況背后的原因是什么？
低質量的電話客服座席培訓 如果座席沒有接受過適當?shù)呐嘤杹硖幚磉M入其呼叫中心的查詢，那么他們將花費過多的時間來解決人們可能遇到的任何問題是有道理的。最終發(fā)生的事情是，他們必須向呼叫中心團隊成員或經(jīng)理尋求支持，這只是一個很大的時間槽?；蛘吒愀獾氖牵麄儝暝⒃噲D在沒有幫助的情況下弄清楚。
現(xiàn)在，通過 比以往任何時候都更多的在線和面對面資源，適當?shù)暮艚兄行呐嘤柛菀撰@得，持續(xù)的培訓可以幫助團隊跟上不斷變化的客戶服務環(huán)境。
缺乏員工   有時培訓很到位，但辦公室里沒有足夠的人來快速接通所有來電。辦公室里最有生產力的人自己能做的只有這么多。你只能用一只手玩弄這么多。
一些公司通過外包工作來解決這個問題，而其他組織只是咬緊牙關，雇用更多的人。許多人只是在輪換時段洗牌，以便在最需要他們的高峰呼叫時間讓更多人加入。
勞動力管理不善 有時辦公室里有很多人，他們都受過一流的培訓。但是隨之而來的是一個糟糕的管理系統(tǒng)，你會得到太多的座席處理少量的呼入電話，或者太少的座席試圖在海嘯的電話中跋涉。
一個好的管理系統(tǒng)將以這樣一種方式運作，即在正確的時間使用正確數(shù)量的人員，并可以使用他們需要的所有設備。管理員可能很沉悶，我們不會為此兜兜轉轉，但它肯定對任何類型的業(yè)務的順利運行都很有用。
過時的系統(tǒng) 但其他預算并不大。與其他較新的系統(tǒng)相比，過時的排隊系統(tǒng)可能會減慢流程，因為它們很舊，并且無法從所有改進中受益。
當錯誤出現(xiàn)時，過時的系統(tǒng)也可能更難修復，因為隨著世界轉向更新更好的系統(tǒng)，可能更難找到具有所需知識的合適技術人員。
也可能是您錄制的消息需要使用當前信息進行更新，或者只是需要稍微刷新一下。
  客戶的自助服務資源不足 顯然，打電話給公司并不是找到你尋求答案的唯一方法。如果網(wǎng)站上有足夠的答案，或者您可以使用機器人通過自動消息傳遞系統(tǒng)找出您需要了解的內容，那么您根本不需要致電公司。排長隊通常是由于客戶無法在其他任何地方找到信息造成的。
一個簡單的解決方法是簡單地改進您公司的常見問題解答頁面，使其更完整，提供有用的答案，更容易找到和導航。
大量來電者/旺季 一年中的某些時間比其他時間更忙，可能會導致長時間的等待時間。有時，我們無法控制的事情可能會引發(fā)大量電話，例如自然災害或政治變化。有時，等待時間較長的原因較小，但仍然很重要，例如網(wǎng)站中斷。一周、一個月和一年中的某些時間比其他時間更忙，可能是因為人們在工作、吃飯或度假。
如果您可以使用歷史呼叫數(shù)據(jù)來查看過去何時有大量呼叫，并且如果您可以識別觸發(fā)器，那么您可能會在一定程度上準確地計算出將來何時會出現(xiàn)另一個峰值。您可以收集和分析的數(shù)據(jù)越多，緩解此問題的機會就越大。
文檔質量差   保留呼叫者、電話號碼和請求的良好記錄可以節(jié)省大量時間，如果他們需要回電或再次呼入。另一方面，記錄保存不善可能導致重復的信息請求和多個座席處理相同的問題列表，這是巨大的時間浪費。

只需有一個參考編號或跟蹤一個人的姓名和電話號碼以及筆記就可以大大加快速度。當然，這些信息應該存檔，以便任何與同一客戶互動的座席都可以從另一個客戶中斷的地方繼續(xù)。
不合適的呼叫中心軟件 有不同類型的軟件以及呼叫中心耳機和其他硬件可用于不同類型的呼叫中心和團隊管理風格。為任何給定的公司選擇合適的公司，具有正確的功能和集成，可能需要時間。
不合適的選擇，例如沒有循環(huán)調度的選擇，可能意味著人們無法直觀地工作。該軟件還需要用戶友好，易于配置并提供培訓。達不到這些要求的軟件可能會減慢您的團隊速度。
您希望找到具有良好評價的軟件，并擁有一個方便的IT團隊，隨時準備在出現(xiàn)任何問題時進行干預。它應該適合您公司的規(guī)模和工作風格。您的預算也是所有事情中不可避免的因素，因此請專注于定價和要求的最佳質量。
優(yōu)化呼叫隊列管理的最佳實踐 好的，既然我們已經(jīng)縮小了等待時間長的一些原因，我們如何改進呼叫隊列服務以增強客戶體驗？讓我們在這里深入研究一些想法。
適當?shù)膭趧恿芾? 要解決高效呼叫隊列的主要問題之一是我們如何管理員工隊伍。這意味著雇用合適的人，為他們提供適當和持續(xù)的培訓，并找到適合每個人和公司的時間表。
查看最近的面試和招聘建議和研究是讓合適的人進入職位的關鍵。良好的入職體驗將有助于留住員工并快速學習如何完成工作。持續(xù)培訓對于保持員工的積極性和與軟件和出現(xiàn)的任何變化保持同步以及為員工提供公司的進步感和向上流動也至關重要。
為了有效管理通話量，考慮到高峰時間和呼叫量、員工知識和培訓以及員工對工作與生活平衡的要求，員工工作時間表非常重要。它還有助于保持較高的員工滿意度并提高員工保留率。
實施交互式語音應答（IVR） 交互式語音響應
這對優(yōu)化有何幫助？這意味著等待與客戶服務代表交談所花費的時間不會浪費——相反，這些時間花在盡可能多地了解您的案例上，以便當座席接聽您的電話時，他們可以立即獲得所有信息。
性能分析和監(jiān)控   一些公司會監(jiān)控他們的座席的電話，以了解他們在哪里做得好以及他們需要改進哪些領域。除了通話錄音和直接收聽電話外，他們還可以查看座席的通話通常持續(xù)多長時間、他們設法與多少人交談、他們解決了多少案例以及客戶如何評價他們。
這些KPI（關鍵績效指標）可以幫助管理人員了解他們的呼叫中心分析，例如誰需要一點額外的支持或培訓，以及他們需要什么類型的培訓和支持。
引入自助服務選項 在不實際與座席交談的情況下可以完成的工作越多，工作量就越輕，呼叫隊列等待時間就越短。自助服務選項可以通過電話和自動化進行。它們也可以通過網(wǎng)站和社交媒體的聊天機器人和常見問題解答部分進行。
這些必須具有足夠高的標準，以使其實際上消除了客戶給您打電話的需要，從而減少了您收到的電話總數(shù)。如果您的常見問題解答部分沒有幫助或不完整，或者聊天機器人只是將您重定向到一個無用的常見問題解答頁面或告訴您致電電話客服座席，那不是很有幫助，最終只會浪費更多的客戶時間。
因此，請確保您的聊天機器人確實有用，您的常見問題解答部分詳細，清晰和徹底，并且所有網(wǎng)頁都能正常工作。
提供回調選項   為您的客戶提供稍后回電的選項可以為您的公司和您的客戶節(jié)省大量時間。這意味著超負荷的座席可以在呼叫量高峰期過去時回撥，并且有一個更均勻的工作日，而不會讓痛苦的客戶等待電話。
這也意味著客戶可以度過他們的一天，而不必被困在電話上，以防有人接聽。我們都知道這是怎么回事——郵遞員按門鈴，狗吠叫，當你試圖簽收包裹時，你的手機岌岌可危地依偎在你的下巴和肩膀之間，掉進了下面的狗的水碗里......然后整個等待游戲從另一部干燥的手機重新開始。
回調選項意味著您可以從虛擬電話客服座席中選擇特定時間進行回調（理想）或一般時間段（也是理想的，但您必須保持手機大聲播放，以免錯過它）。
呼叫組創(chuàng)建 聯(lián)絡中心的呼叫者可以分為不同的類型，具體取決于您作為一個組織的偏好。就像票務系統(tǒng)一樣，當您去郵局并選擇當天需要幫助的內容時，您可以在軟件中進行組集成，以根據(jù)呼叫者當天想談論的內容將他們分成組。
因此，希望獲得退款的每個人都可能被分組在一起，而希望開始新訂閱的每個人都可以分組到一個單獨的類別中。然后，這些組可以由專門從事這些事情的特定座席處理，或者分組系統(tǒng)可以簡單地幫助座席提前確定呼叫的內容。
如何使用呼叫隊列系統(tǒng)進行有效的呼叫中心管理
重要的是要注意排長隊的主要原因，例如過時或不合適的軟件、培訓不佳或缺乏員工，甚至只是一年中的時間。呼叫隊列可能很長的原因有很多，了解這些原因可以幫助您繞過它們。
為了真正完成呼叫隊列管理，我們了解到創(chuàng)建組、提供自助服務選項、使用IVR以及分析團隊績效和工作流程管理等技術可以大大有助于實現(xiàn)這一目標。