管理一個(gè)項(xiàng)目涉及跟蹤一百零一件事——項(xiàng)目任務(wù)和活動(dòng)、多個(gè)文件和文檔、截止日期、里程碑、項(xiàng)目資源、預(yù)算，應(yīng)有盡有。這可以在紙上完成，甚至可以使用電子表格完成，但隨著時(shí)間的推移，事情變得過于復(fù)雜，項(xiàng)目的一些關(guān)鍵元素開始被忽視。
跟蹤項(xiàng)目各個(gè)方面的更好方法是使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)。項(xiàng)目管理軟件通過為您提供管理項(xiàng)目的中心位置并允許您自動(dòng)化項(xiàng)目工作流程來提高您和您的團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力。
但是，投資項(xiàng)目管理軟件真的值得嗎？如果您選擇投資一個(gè)，您應(yīng)該尋找哪些關(guān)鍵功能？
什么是項(xiàng)目管理系統(tǒng)？
項(xiàng)目管理系統(tǒng)是指一組軟件應(yīng)用程序和工具，使項(xiàng)目經(jīng)理能夠輕松、有效、快速地完成其日常項(xiàng)目管理職責(zé)。
使用項(xiàng)目管理軟件，項(xiàng)目經(jīng)理可以輕松地將項(xiàng)目分解為可管理的任務(wù)和活動(dòng)，同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，管理項(xiàng)目資源以及將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)還允許項(xiàng)目經(jīng)理跟蹤和控制項(xiàng)目支出，增強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的協(xié)作，并訪問數(shù)據(jù)，使他們能夠做出更好的決策。
項(xiàng)目管理軟件可以為您簡化的一些功能和活動(dòng)包括......
創(chuàng)建和分配項(xiàng)目任務(wù)
項(xiàng)目進(jìn)度和截止日期跟蹤
成本估算、預(yù)算和成本控制
項(xiàng)目溝通和協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作
創(chuàng)建項(xiàng)目報(bào)告
資源配置
項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理
文檔共享和管理
時(shí)間跟蹤和管理
錯(cuò)誤和錯(cuò)誤管理
項(xiàng)目績效分析
變更管理
為什么要使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)
項(xiàng)目管理系統(tǒng)對項(xiàng)目經(jīng)理非常有益，這就是為什么它們變得如此受歡迎的原因。以下是您應(yīng)該考慮在下一個(gè)項(xiàng)目中使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)的幾個(gè)原因......
1. 提高生產(chǎn)力
項(xiàng)目管理系統(tǒng)允許您自動(dòng)執(zhí)行管理項(xiàng)目工作，例如將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員、將工作傳遞到生產(chǎn)線以及發(fā)送通知和提醒。這可以提高生產(chǎn)力，因?yàn)槟F(xiàn)在有時(shí)間專注于更有意義的任務(wù)。
此外，項(xiàng)目管理軟件使您可以更輕松地識別阻礙項(xiàng)目的瓶頸，并在它們成為實(shí)際問題之前解決它們。
2. 更好的可見性
項(xiàng)目管理系統(tǒng)為您提供了一個(gè)中心位置來保持對整個(gè)項(xiàng)目的監(jiān)督。
您可以查看所有項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)度，將實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較，監(jiān)控資源分配，并實(shí)時(shí)跟蹤團(tuán)隊(duì)績效。
3. 提高問責(zé)制和透明度
使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)，所有團(tuán)隊(duì)成員都可以查看所有項(xiàng)目任務(wù)、分配給這些任務(wù)的團(tuán)隊(duì)成員以及任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)度。
這種透明度可以提高問責(zé)制和團(tuán)隊(duì)績效，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員可以監(jiān)控彼此的行為并相互問責(zé)。
4. 改善溝通和團(tuán)隊(duì)協(xié)作
項(xiàng)目管理系統(tǒng)不是跨多個(gè)平臺進(jìn)行脫節(jié)的溝通，而是為您的團(tuán)隊(duì)提供所有項(xiàng)目溝通的中心位置。
您可以向項(xiàng)目任務(wù)添加注釋、標(biāo)記相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員、將文件和文檔附加到任務(wù)、發(fā)布項(xiàng)目范圍的公告等。
這意味著某些事情不太可能被忽視，因?yàn)樗型ㄐ哦荚谝粋€(gè)地方完成。它還使團(tuán)隊(duì)成員更容易理解每個(gè)通信背后的上下文，因?yàn)樗麄兛梢暂p松引用項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的先前線程并訪問任務(wù)附件。
項(xiàng)目管理系統(tǒng)的主要特點(diǎn)
您對項(xiàng)目管理系統(tǒng)的選擇將對項(xiàng)目的成功產(chǎn)生巨大影響，因此確保您選擇最適合您需求的解決方案非常重要。
選擇項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)注意的一些關(guān)鍵功能包括......
1. 易用性
您獲得項(xiàng)目管理系統(tǒng)的主要原因是因?yàn)槟牒喕ぷ?。因此，選擇一個(gè)復(fù)雜且難以使用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)是沒有意義的。
相反，您應(yīng)該尋找一個(gè)直觀的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有用戶友好的界面、簡單的功能、拖放功能以及快速響應(yīng)的客戶支持等功能。
2. 計(jì)劃和調(diào)度功能
一個(gè)好的項(xiàng)目管理系統(tǒng)需要具有允許您計(jì)劃項(xiàng)目任務(wù)并安排如何執(zhí)行這些任務(wù)的功能。您應(yīng)該能夠設(shè)置任務(wù)的截止日期、將任務(wù)分配給團(tuán)隊(duì)成員、設(shè)置周期性任務(wù)、為任務(wù)設(shè)置不同的優(yōu)先級等。
大多數(shù)項(xiàng)目管理系統(tǒng)還將包括甘特圖工具和看板，使您能夠可視化任務(wù)計(jì)劃并跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。
可靠的項(xiàng)目管理系統(tǒng)還需要支持項(xiàng)目依賴關(guān)系，這使您可以可視化不同項(xiàng)目任務(wù)之間的關(guān)系，以及一個(gè)任務(wù)的延遲如何影響其他任務(wù)以及整個(gè)項(xiàng)目的完成。
3. 自定義工作流程
大多數(shù)項(xiàng)目管理系統(tǒng)都帶有一些預(yù)先構(gòu)建的工作流程。但是，每個(gè)項(xiàng)目都是不同的，具有獨(dú)特的要求和獨(dú)特的可交付成果。
這同樣適用于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)——每個(gè)團(tuán)隊(duì)都有自己獨(dú)特的工具和技術(shù)。處理不同項(xiàng)目的不同團(tuán)隊(duì)不可能使用相同的工作流程。
因此，在選擇項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，您應(yīng)該選擇支持自定義工作流的系統(tǒng)。這使您可以自由地構(gòu)建自己的工作流程，這些工作流程最適合您團(tuán)隊(duì)的獨(dú)特技術(shù)和流程，以及每個(gè)項(xiàng)目的獨(dú)特要求。
4. 團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具
項(xiàng)目通常涉及由少數(shù)人組成的團(tuán)隊(duì)，有時(shí)甚至數(shù)百人，具體取決于項(xiàng)目的規(guī)模。
無論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的規(guī)模如何，一個(gè)好的項(xiàng)目管理系統(tǒng)都需要使團(tuán)隊(duì)成員易于協(xié)同工作和協(xié)作。
您應(yīng)該尋找的一些團(tuán)隊(duì)協(xié)作功能包括...
消息和即時(shí)聊天功能
任務(wù)注釋
討論區(qū)
文件共享功能
共享日歷
團(tuán)隊(duì)儀表板
5. 第三方集成
當(dāng)今的平均業(yè)務(wù)高度數(shù)字化，幾乎所有任務(wù)都使用各種數(shù)字工具處理——銷售和營銷、客戶支持、訂單履行、發(fā)票和計(jì)費(fèi)，應(yīng)有盡有。
